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赣州市档案馆全面完成馆藏档案数字化加工任务

发布时间: 2020-03-26 16:34:32  来源: 浏览量:

信息化网络时代,档案资源信息化是档案事业发展的方向,是档案工作融入社会主流生活的客观要求和深度开发利用档案资源服务社会的必然选择。面对馆藏日益增多的案卷,传统的档案保存方式明显难以适应迅速发展的新趋势,更无法满足用户的查档案要求。

为加强赣州市档案馆档案数字化建设工作,实现档案查阅利用的高效、便捷,自2016年以来,赣州市档案馆通过公开招投标形式,先后分二期开展数字化加工项目。2019年12月底,两期数字化项目累计投入270万元,现已全面完成了馆藏档案数字化加工任务。项目累计加工生成了711877条目录、扫描档案全文4978273画幅、照片档案5348幅、加工数据量达到13TB
  在项目实施的过程中市档案馆领导高度重视,精心安排部署,始终把这项工作作为重点工作抓好落实。首先,在项目开始之初就制定了具体实施方案,派相关负责人到省档案馆对数字档案馆的建设工作进行跟班学习;对每一期加工完成数量、加工标准、工作责任都提出了具体要求,并定期对档案数字化加工工作的进度、标准、质量以及经费使用情况进行督查和验收。其次,在项目实施过程中,市档案馆还认真履行监管责任,规范加工流程。一是加强制度建设。市档案馆先后与外包公司制定了《档案数字化加工场所管理制度》《档案数字化加工人员管理制度》《档案数字化扫描加工安全保密制度》等相关制度,并严格执行落实,确保了加工工作标准化、规范化,有效保障了加工进度和质量。二是加强技术保障。市档案馆在机房及各个数字化加工用房内均安装了监控设施,并且定期查看监控记录,从技术上确保了加工期间档案、数据及设备安全。三是加强保密教育。为强化加工工作人员安全保密意识,市档案馆定期组织外包人员进行保密教育,并对外包人员身份信息进行登记,从源头上保障了档案安全。第三、落实检查责任,确保加工质量。为保障档案数字化加工质量,馆长、分管领导及信息科工作人员采取不定期检查的形式,随时随机进入加工场所对馆库安全、档案安全、人员管理、加工内容、加工流程等方面进行检查,发现问题立刻整改,切实保障了档案数字化加工工作安全有序高质量进行。同时,信息科工作人员每天坚持逐期逐卷对已加工档案进行校验核对和验收,对每一期档案加工任务认真检查目录著录量、全文扫描量等加工数字,确保加工内容和加工数字无误后才将数据导入档案管理系统。第四 ⠼font face="仿宋_GB2312" >为保障项目质量,创新采用 “三级质检”工作法。即:数字化中标公司开展第一道质检,引进第三方机构对第一道质检后的数字化成果进行第二道质检,最后由市档案馆进行第三道质检,合格率达到100%准予验收,第三道质检结果作为项目结算的依据。通过质检关口前移、第三方牵制、建立处罚机制,确保数字化元数据与技术参数符合标准要求,档案扫描图像清晰完整、如实地展现档案原貌,档案出入库全程有记录、分件扫描后还原无误,档案目录、著录内容与档案实体一致,数字化成果图片清晰、目录齐全、挂接精准、便于查阅利用。特别是对破损、虫蛀、霉变红色档案的抢救、修复、数字化,有效保护了我馆红色资源,极大提高档案利用。