让档案的潜在价值更好地体现出来
——档案信息资源开发与利用的探索和亟待解决的一些问题
李红莺 张炳春
摘 要：开发和利用档案信息资源，能够很好的服务民生、服务社会、服务经济发展，意义重大。立足档案管理工作实际，本文从档案信息资源开发和利用的重要性出发，在分析档案信息资源开发和利用存在问题的基础上探索开发和利用档案信息资源的措施,以实现档案工作的最大价值。
关键词：档案信息 资源开发 存在问题 档案管理 服务民生 服务社会 服务经济发展 实现档案最大价值
引 言：在学习实践科学发展观，推进机关效能建设的同时，我们会昌县档案局与全国档案工作者一样，正在贯彻落实胡锦涛总书记对“学习刘义权同志的先进事迹和崇高精神”所作出的重要指示，深入学习刘义权把平凡的本职工作当作崇高的事业来追求，脚踏实地、勤奋敬业，在平凡的档案工作岗位上创造非凡业绩，模范践行社会主义核心价值体系，赢得社会的广泛认同和尊重。当今社会，资源共享、信息网络、科技创新等对档案信息的需要量与日俱增。我们觉得，档案管理者必需以“实现档案最大价值”为重要的工作目标，在档案管理工作实践中，要充分认识档案信息资源开发和利用的重要性，并加强策略探讨，不断探索出有利于开发利用档案信息资源的新路子。
将档案信息资源的潜在价值转化为社会财富
档案信息资源作为各项历史活动的真实记录，在信息网络社会，其开发、整理、积累、利用变得更重要。开发利用档案信息资源，就是要尽可能地挖掘潜在的档案信息，以充分有效地利用档案，实现蕴藏于档案中的信息的应有价值，使档案信息满足用户的利用需求，转化为社会财富。
1、变档案潜在价值为现实价值
在县级档案馆，民生档案所占的比例特别大，准确、及时地利用民生档案信息资源，能够更好地解除民忧，服务民生，有利于解决纠纷、消除社会矛盾，有利于和谐社会的构建。
今年初，江西省出台大集体退休手工业者生活补助政策，由省轻工行业管理办公室、江西省人力资源和社会保障厅、江西省财政厅联合下发了《关于对全省手工业联社大集体企业尚未参加职工基本养老保险退休人员实行养老生活补助工作的通知》，明确对手工业者实行每人每月245元生活补助。这一政策出台后，一段时间以来，会昌县档案局创新服务方式和服务手段，主动靠前做好基础性工作，将库房馆藏的关于手工业工作的所有文件、招工表、报表、工资表等资料凭证全部整理出来，集中搜集好有关“手工业联社”档案信息资源，提供原始档案材料，并率先输入数据库，最大限度地为当年的手工业者查档提供便利，让他们的应有权益得到维护。原会昌县机修厂集体工陈吉安，1966年进厂,1968年随父下放到珠兰公社，1975年落实政策恢复工作，1982年又顶替其父进工商银行工作。在办理退休手续时，被告知其个人档案中只有调入现单位的记录，工龄得从1982年算起。这不亏了16年工龄？陈吉安来到会昌县档案馆寻求帮助，工作人员在“落实办全宗”中找到了恢复工作的批示、复工调查材料、座谈会记录等相关档案资料，并为其提供了原始档案资料复印件，为他争回了应有的工龄。这是会昌县档案局利用档案信息资源服务民生的一个缩影。近年来,会昌县档案局为大批知青顺利办理退休、进社会保障中心享受城市最低生活保障、办理医保和再就业等手续提供了大量翔实依据，有效的避免了社会矛盾的发生。
高排乡高排村村民钟义林，多年在外务工，林改后打算回家经营自家的林地，可发现自家林地多次被人砍伐，曾多次与人交涉，但因界址不清楚，一时无法维护自己的合法利益。他带着一丝希望来到了县档案馆，工作人员在1981年的自留山档案中查到了他家林地的详细情况，帮他维护了利益。自2005年实行林权改革以来，会昌县档案馆为全县各界人士提供林权档案查询6万多份，有效地推进了林权改革进程，成功地化解了多起林权纠纷，有效地维护了社会的稳定。
2、信息化促使开发利用档案信息资源
合理、科学地开发利用档案信息资源，特别是科技档案信息资源，并将其转化为一定的生产力，才能发挥档案信息资源在市场经济社会中的作用，为社会主义现代化建设提供法律、可靠凭证和现实参考，服务社会、服务经济发展。
具体的档案信息的种类是多种多样的，档案信息资源是各方面发展历程的全面反映。在现代通信技术建立前，传统的档案信息在面向社会服务时，由于受到技术手段的限制，为了获取关于某一领域、某一主题的档案不得不花费大量的时间和精力。随着通信技术的发展，尤其是通讯网络的出现和电子文件的产生，极大的促进了档案信息资源开发利用的需求。只有更方便、更快捷为社会提供档案信息服务，才能使得档案信息管理适应现代通信的特点和社会对信息发展方向的要求。目前，此项工作会昌县档案局已经迈出了坚实的步子：一是新购置的存储档案信息资源的专用电脑；二是购买并安装了档案信息资源专用软件，并安排专人将馆藏信息资源逐步输入软件管理；三是创建了“会昌档案信息网”网站，并逐步将政策和法律允许公开的档案信息链接在页面，方便查找利用。
落户会昌县麻州镇九州村的“会昌中泰华友高科技生物园区项目”，是由中泰华威集团投资建设的现代企业园区，以生产高科技生物环保产品为主，园区项目建设总用地规模为6000亩，总投资约60亿元人民币。这个项目能够很好的带动会昌发展全局、创造巨大经济效益和社会效益，对会昌经济社会发展产生深远影响。为了弄清项目所在地的地质技术基本信息，帮助园区指挥部搞好园区征地拆迁和用地规划工作，会昌县档案局借助现代技术手段，在较短的时间内准确、全面提供了九州村的地质历史资料，以及1953年土地证和1981年、1983年山林执照全部相关档案信息资料，有效地杜绝了征地纠纷的发生，真正做到依法征地、文明征地、和谐征地，切实把“亲商、安商、富商”政策落到实处，全力打造优质的外商投资环境。
挖掘利用档案信息资源亟待解决的主要问题
随着人类社会由工业经济时代向知识经济时代转变，信息资源己成为一种重要的经济资源，档案信息资源的重要性已引起人们的普遍关注和广泛认同。在社会信息化大潮滚滚到来之际，大力开发利用档案信息资源已经非常现实的提上了各级档案部门的议事日程。但是，目前我们会昌县的档案信息资源开发利用工作存在着不少问题，其的作用发挥与现实需要之间还存在不小的差距。
1、档案资源信息单一，创新管理受限。
目前，会昌县档案馆的馆藏档案，文书档案所占比例偏大，而科技、专业、声像档案所占比例偏小，还有特色档案比较缺乏。这样的馆藏结构，不利于档案信息资源从开发利用范围的拓宽。此外，由于多年来档案工作人员在观念、意识、经验、能力以及结构上都存在着一定的差距，尤其是在知识素质、信息意识和分析判断能力上都急需充实和提高，档案信息服务方式仍以传统模式为主，很少提供深层次开发的服务，这严重影响了档案信息资源的开发利用。此外，长期以来，我县和全国其他地方的档案管理一样，“重藏轻用”的封闭管理体制严重阻碍了各学科、各部门、各地域之间的档案信息的自由流通，同时，由于各档案馆追求自我实体的拥有，缺乏档案信息资源共享的观念，使得社会各阶层、团体和个人对档案信息缺乏认识和了解。
2、档案编研工作滞后，利用水平偏低。
档案内容单一，重文书轻科技，致使档案信息资源没有最大限度地得到开发利用。如果档案部门只是把档案堆积起来，锁在库房或橱柜里，档案信息资源不被开发利用，那就会白白地消耗人力、物力和财力，档案就会成为光有投资没有收益的累赘。信息资源开发利用的出发点，经常是为了向领导层提供资料，希望能够对战略决策提供帮助。档案信息资源开发利用的难点，正是为领导层决策供应有见解、有观点、有看法的信息资源。因此，对于信息服务要求的是启发性，要有利于提升领导的见识，而这不是一个简单的如何为基层操作服务好的问题，启发性的内容不是那么好做的，它需要收集信息中的精品。目前，我县的档案信息资源利用还停留在“查阅——复印或出具证明”的低水平利用状态，很少为领导层决策提供服务。
提高档案信息开发利用价值的几条措施
档案信息资源的开发和利用在现代社会有如此重要的作用，我们必须充分开发和利用档案信息资源，为社会的发展和进步提供服务，使潜在的效益转化为经济效益和社会效益。
1、丰富馆藏档案资源和优化档案结构，提高档案信息资源意识。
丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的物质基础和先决条件，改变档案馆内存缺乏、门类单一的现状，广泛收集优质信息资源来进一步丰富馆藏是开发利用档案信息资源的中心工作。档案工作要想满足社会信息需求，服务经济建设，档案馆就必须保存门类齐全、内容丰富、结构合理和价值珍贵的档案资料。开发利用档案信息资源是长期积累、不断更新的过程，这必然要求具备相对稳定，专业水平较强、业务素质较高的档案信息开发专职队伍。对档案工作本身来说，应积极了解社会对档案信息的需求倾向，了解各种用户的需求特点，据此制定档案部门开发利用的规划和措施，积极实现“两个转变”，努力建立“两个体系” ”（即一是转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系；二是转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系），并要加强档案部门相互间的联系，以发挥档案系统的整体效应。因此要注意利用各种媒体、各种渠道加强宣传，提高公民的档案信息意识。
2、对档案资源要进行网络数字化管理和利用
馆藏档案网络数字化，就是要利用计算机技术、数据库存储技术、扫描音像技术、多媒体技术等，把各种载体的馆藏档案资源转化为数字化、网络化的档案信息，采用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，从而及时提供服务，实现资源共享。档案网络数字化是一个复杂的过程，首先要对档案信息进行目录检索编辑，建设档案数据库。在数据库的建设中，应考虑到用户需求，然后集中人力、物力、财力，构建资源丰富、功能齐全的档案信息数据库, 如文件目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等。还可以发挥部门优势，建立有自己特色的数据库，如名人数据库、图片数据库、专利和科技成果数据库等。其次，对档案进行分化与有序化，即开展编研工作。档案编研工作是以库藏档案为主要研究对象，以社会需求为目的，通过对档案内容的编辑、归档，形成系统的档案信息加工品，主动、直接为社会各方面工作服务的一项工作。我们这次召开的学术研讨会，大家所交的论文就是档案编研的重要成果之一。较好的开展编研工作，不仅能够有效地扩大社会影响，而且能够更好地为社会各界提供服务。编研工作中应突出“馆藏特色”、“馆藏珍品” 、“服务功能”、“文化功能”和“教育功能”。
（作者分别系会昌县档案局局长、副局长）